9 cách xóa hàng trống trong excel

Các hàng dữ liệu trống có thể gây khó chịu lớn.

Chúng sẽ khiến một số thứ như điều hướng xung quanh dữ liệu của chúng ta trở nên khó khăn hơn nhiều.

Nhưng tin tốt là có rất nhiều cách để loại bỏ những hàng không mong muốn này và có thể khá dễ thực hiện.

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét 9 cách để xóa các hàng trống khỏi dữ liệu Excel của chúng ta.

Xóa các hàng trống theo cách thủ công

Phương pháp đầu tiên là cách thủ công.

Đừng lo lắng, chúng ta sẽ chuyển sang các phương pháp dễ dàng hơn sau. Nhưng nếu chúng ta chỉ có một vài hàng thì cách thủ công có thể nhanh hơn.

Chọn các hàng trống chúng tôi muốn xóa. Giữ phím Ctrl và bấm vào một hàng để chọn nó.

Khi các hàng chúng tôi muốn xóa được chọn, chúng tôi có thể nhấp chuột phải và chọn Xóa từ menu.

Chúng ta cũng có thể xóa các hàng bằng lệnh ribbon. Vào tab Home ➜ click vào lệnh Delete ➜ rồi chọn Delete Sheet Rows .

Ngoài ra còn có một phím tắt rất tiện dụng để xóa hàng (cột hoặc ô). Nhấn Ctrl + – trên bàn phím.

Xóa các hàng trống bằng cách sử dụng Go To Special

Chọn và xóa các hàng theo cách thủ công là được nếu chúng ta chỉ có một vài hàng cần xóa.

Điều gì sẽ xảy ra nếu có nhiều hàng trống trải khắp dữ liệu của chúng tôi? Lựa chọn thủ công sẽ là một nỗi đau!

Đừng lo, trong Excel có một lệnh chọn tất cả các ô trống giúp chúng ta.

Trước tiên, chúng ta cần chọn một cột dữ liệu bao gồm tất cả các hàng trống. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là chọn ô đầu tiên (A1 trong ví dụ này), sau đó giữ phím Shift và chọn ô cuối cùng (A14 trong ví dụ này).

Bây giờ chúng ta có thể sử dụng lệnh Go To Special để chỉ chọn các ô trống. Vào tab Home ➜ nhấn lệnh Find & Select ➜ chọn Go To Special từ menu.

Ngoài ra còn có một phím tắt tiện dụng cho menu Go To . Nhấn Ctrl + G để mở menu Go To , sau đó nhấp vào nút Special để mở menu Go To Special .

Bây giờ tất cả những gì chúng ta cần làm là chọn Khoảng trống từ các tùy chọn và nhấn nút OK . Điều này sẽ chỉ chọn các ô trống từ lựa chọn cột ban đầu của chúng tôi.

Bây giờ chúng ta cần xóa những hàng đã chọn.

1. Sử dụng bất kỳ phương pháp xóa hàng nào từ phần Xóa hàng trống theo cách thủ công .
   • Nhấp chuột phải ➜ Xóa
   • Tab Trang chủ ➜ Xóa  ➜ Xóa hàng trang tính
   • Ctrl + – phím tắt
2. Trong menu Xóa , chọn Toàn bộ hàng và nhấn nút OK .

Giống như phép thuật, chúng ta có thể tìm và xóa hàng trăm hàng trống trong dữ liệu của mình chỉ trong vài giây. Điều này đặc biệt tốt khi chúng ta có nhiều hàng trống nằm rải rác trên một tập dữ liệu dài.

Xóa các hàng trống bằng lệnh Find

Phương pháp này sẽ rất giống với phương  pháp Xóa hàng trống bằng cách sử dụng phương pháp Chuyển đến đặc biệt ở trên. Sự khác biệt duy nhất là chúng ta sẽ chọn các ô trống bằng lệnh Find  .

Giống như trước đây, chúng ta cần chọn một cột trong dữ liệu của mình. Vào tab Home ➜ nhấn lệnh Find & Select ➜ chọn Find từ menu.

Ngoài ra còn có một phím tắt mà chúng ta có thể sử dụng để mở menu Tìm . Nhấn Ctrl + F trên bàn phím.

1. Mở rộng các tùy chọn Nâng cao trong menu Tìm.
2. Để trống ô Find what input.
3. Chọn  tùy chọn Khớp toàn bộ nội dung ô.
4. Tìm kiếm trong Trang tính .
5. Nhìn vào Giá trị .
6. Nhấn nút Tìm tất cả để trả về tất cả các ô trống. 

Thao tác này sẽ hiển thị danh sách tất cả các ô trống được tìm thấy trong phạm vi đã chọn ở cuối menu Tìm.

Chúng ta có thể chọn tất cả bằng cách nhấn  Ctrl + A . Sau đó, chúng ta có thể đóng menu Tìm bằng cách nhấn nút Đóng . Bây giờ chúng ta có thể xóa tất cả các ô trống như trước đây.

Xóa các hàng trống bằng bộ lọc

Chúng tôi cũng có thể sử dụng các bộ lọc để tìm các hàng trống và xóa chúng khỏi dữ liệu của mình.

Trước tiên, chúng ta cần thêm bộ lọc vào dữ liệu của mình.

1. Chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu bao gồm các hàng trống.
2. Chuyển đến tab Dữ liệu .
3. Nhấn nút Bộ lọc trong phần Sắp xếp & Lọc.

Chúng tôi cũng có thể thêm bộ lọc vào một phạm vi bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + L.

Điều này sẽ thêm các chuyển đổi sắp xếp và lọc vào từng tiêu đề cột và giờ đây chúng ta có thể sử dụng chúng để lọc ra khoảng trống.

1. Nhấp vào chuyển đổi bộ lọc trên một trong các cột.
2. Sử dụng nút chuyển đổi Chọn tất cả để bỏ chọn tất cả các mục.
3. Kiểm tra Khoảng trống .
4. Nhấn nút OK .

Khi dữ liệu của chúng tôi được lọc, các số hàng xuất hiện bằng màu xanh lam và các hàng đã lọc là các số bị thiếu.

Giờ đây, chúng ta có thể chọn các hàng trống này bằng cách đánh số hàng màu xanh lam và xóa chúng bằng bất kỳ phương pháp thủ công nào.

Sau đó, chúng tôi có thể nhấn nút OK khi Excel hỏi chúng tôi có muốn Xóa toàn bộ hàng của trang tính không.

Khi chúng tôi xóa các bộ lọc, tất cả dữ liệu của chúng tôi sẽ vẫn ở đó nhưng không có hàng trống!

Chúng ta có thể sử dụng các bộ lọc theo một cách hơi khác để loại bỏ các hàng trống. Lần này chúng ta sẽ lọc ra những khoảng trống. Nhấp vào bộ lọc chuyển đổi trên một trong các cột ➜ bỏ chọn Khoảng trống  ➜ nhấn nút OK .

Bây giờ, tất cả các hàng trống của chúng tôi đã bị ẩn và chúng tôi có thể sao chép và dán dữ liệu của mình vào một vị trí mới mà không có tất cả các hàng trống.

Xóa các hàng trống bằng bộ lọc nâng cao

Tương tự như phương pháp lọc, chúng tôi có thể sử dụng tùy chọn Bộ lọc nâng cao để lấy một bản sao dữ liệu trừ đi bất kỳ hàng trống nào.

Để sử dụng tính năng Bộ lọc nâng cao, chúng tôi sẽ cần thực hiện một chút công việc thiết lập.

1. Chúng ta cần thiết lập một phạm vi tiêu chí lọc. Chúng tôi sẽ chỉ lọc dựa trên một cột, vì vậy chúng tôi cần một tiêu đề cột từ dữ liệu của mình (ở F1 trong ví dụ này). Bên dưới tiêu đề cột, chúng tôi cần tiêu chí của mình (trong F2 trong ví dụ này), chúng tôi cần nhập =""vào ô này làm tiêu chí của mình.
2. Chọn phạm vi dữ liệu để lọc.
3. Chuyển đến tab Dữ liệu.
4. Chọn Nâng cao trong phần Sắp xếp & Lọc.

Bây giờ chúng ta cần định cấu hình menu Bộ lọc nâng cao.

1. Chọn Sao chép sang vị trí khác .
2. Chọn phạm vi dữ liệu cần lọc. Điều này đã được điền sẵn nếu phạm vi đã được chọn trước khi mở menu bộ lọc nâng cao.
3. Thêm tiêu chí vào phạm vi Tiêu chí (F1:F2 trong ví dụ này).
4. Chọn vị trí trong trang tính để sao chép dữ liệu đã lọc.
5. Nhấn nút OK.

Bây giờ chúng tôi nhận được một bản sao dữ liệu của mình ở vị trí mới mà không có khoảng trống.

Xóa các hàng trống bằng chức năng lọc

Nếu chúng ta đang sử dụng Excel trực tuyến hoặc Excel cho Office 365 thì chúng ta có thể sử dụng một trong các hàm mảng động mới để lọc ra các hàng trống của mình.

Trên thực tế, có một hàm FILTER mảng động mà chúng ta có thể sử dụng.

BỘ LỌC Cú pháp hàm

= FILTER ( Array, Include, [Empty] )

• Mảng là phạm vi dữ liệu cần lọc.
• Bao gồm là một biểu thức logic cho biết những gì cần bao gồm trong kết quả được lọc.
• Trống là kết quả sẽ hiển thị nếu không tìm thấy kết quả nào dựa trên đối số Bao gồm.

Chức năng LỌC để lọc khoảng trống

= FILTER ( CarData, CarData[Make]<>"" )

Hàm trên chỉ cần được nhập vào một ô và kết quả sẽ tràn vào các ô còn lại khi cần. Hàm này sẽ lọc CarData trên cột Make và lọc ra bất kỳ khoảng trống nào.

Thật dễ dàng và phần tuyệt vời là nó năng động. Vì dữ liệu của chúng tôi nằm trong bảng Excel nên khi chúng tôi thêm dữ liệu mới vào bảng CarData , dữ liệu đó sẽ xuất hiện trong kết quả đã lọc của chúng tôi.

Xóa các hàng trống bằng cách sắp xếp

Ngoài tất cả các kỹ thuật lọc, chúng tôi có thể sắp xếp dữ liệu của mình để có được tất cả các hàng trống.

1. Chọn phạm vi dữ liệu.
2. Chuyển đến tab Dữ liệu .
3. Nhấn lệnh sắp xếp. Thứ tự tăng dần hoặc giảm dần sẽ hoạt động.

Bây giờ tất cả các hàng trống của chúng tôi sẽ xuất hiện ở dưới cùng và chúng tôi có thể bỏ qua chúng.

Nếu chúng ta cần thứ tự sắp xếp ban đầu của dữ liệu, chúng ta có thể thêm một cột chỉ mục trước khi sắp xếp. Sau đó, chúng ta có thể sắp xếp để lấy các hàng trống ở dưới cùng và xóa chúng. Sau đó, chúng tôi sắp xếp dữ liệu của mình trở lại thứ tự ban đầu dựa trên cột chỉ mục.

Xóa các hàng trống bằng Power Query

Power có thể dễ dàng xóa các hàng trống trong dữ liệu của chúng tôi.

Điều này thật tuyệt vì chúng tôi liên tục nhận được dữ liệu cập nhật có khoảng trống trong đó và cần đưa dữ liệu này vào các bước chuẩn bị dữ liệu của mình.

1. Chuyển đến tab Trang chủ trong trình chỉnh sửa truy vấn nguồn.
2. Nhấn nút Xóa hàng .
3. Chọn tùy chọn Xóa hàng trống từ menu.Thao tác này sẽ tạo mã M ở trên bằng cách sử dụng hàm Table.SelectRows để chọn các hàng khác rỗng. Thao tác này sẽ chỉ xóa các hàng có toàn bộ bản ghi có giá trị null.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ chuyển đổi sắp xếp và bộ lọc nào, sau đó bỏ chọn giá trị null và nhấn nút OK .

= Table.SelectRows(#"Changed Type", each ([Model] <> null))

Truy vấn nguồn sẽ lại tạo một bước với hàm Table.SelectRows, trả về các giá trị khác null trong một cột cụ thể.

Xóa các hàng trống bằng Power Automate

Phương pháp này có thể không nhanh chóng, dễ dàng và thiết thực như các phương pháp khác nhưng có thể thực hiện được.

Chúng ta có thể sử dụng Power Automate để xóa các hàng trống trong bảng Excel của mình.

Chúng ta có thể thiết lập một Flow tự động hóa nhỏ để thực hiện việc này.

1. Chúng tôi sẽ sử dụng nút thủ công để kích hoạt quy trình của mình, nhưng chúng tôi có thể sử dụng bất kỳ số lượng trình kích hoạt nào.
2. Sau đó, chúng tôi cần Liệt kê các hàng có trong một bảng  để lấy tất cả các hàng dữ liệu từ bảng Excel của chúng tôi. Tùy chọn tốt nhất cũng là sử dụng bộ lọc Odata trong phần Hiển thị tùy chọn nâng cao để lọc trên các hàng trống, nhưng hiện tại không thể lọc trên các hàng trống.
3. Bởi vì chúng tôi không thể lọc các giá trị trống bằng bộ lọc Odata, chúng tôi cần sử dụng hành động thao tác dữ liệu mảng Lọc để thực hiện việc này. Chúng ta có thể lọc các giá trị từ các hàng trong Danh sách có trong một tác vụ bảng và đặt điều kiện là Make  is equal to blank (để trống giá trị). Điều này sẽ cho chúng ta tất cả các hàng có ô trống.
4. Bây giờ chúng ta có thể sử dụng hành động Xóa hàng để xóa các hàng trống này. Chúng ta có thể chọn cột ID của mình làm Cột khóa và sau đó thêm trường ID từ hành động mảng Bộ lọc . Điều này sẽ bao bọc hành động trong một Áp dụng cho từng bước để xóa tất cả các khoảng trống.

 

 

Ngày 21 Tháng Hai, 2023 ( 619 )