Sử dụng các quy tắc và bộ lọc email để kiểm soát email của bạn.

Quy tắc là một tập hợp các tiêu chí và hành động tự động sẽ được áp dụng cho thư mới khi chúng đến hộp thư của bạn. Trước tiên, chương trình email của bạn sẽ kiểm tra xem một thư mới có đáp ứng các điều kiện mà bạn đã chỉ định hay không, sau đó chương trình sẽ thực hiện một hành động chẳng hạn như di chuyển thư đó vào một thư mục. Có thể sử dụng các quy tắc để quản lý email của bạn bằng cách tự động sắp xếp thư vào các thư mục khi chúng đến.

Outlook Express

Để thiết lập một quy tắc mới trong Outlook Express, chọn Tools.Message Rules.Mail.

Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Quy tắc thư mới. Trong Bước 1, hãy chọn các điều kiện cho quy tắc mới. Ví dụ: nếu bạn muốn gắn cờ các thư đề cập đến bạn trong trường “Tới”, hãy chọn “Nơi dòng Tới chứa mọi người”. Trong Bước 2, chọn các hành động bạn muốn được thực hiện khi thư mới đáp ứng các điều kiện đến hộp thư của bạn. Một số hành động khả dụng bao gồm di chuyển thư đến một thư mục đã chỉ định, xóa thư hoặc chuyển tiếp thư cho người khác. Khi bạn đã thiết lập các điều kiện và hành động của mình, bạn sẽ thấy mô tả quy tắc hoàn chỉnh trong Bước 3.

Một số văn bản sẽ được đánh dấu dưới dạng siêu liên kết. Nếu bạn bấm vào một trong các siêu liên kết, bạn có thể đặt các tùy chọn cho một điều kiện hoặc hành động. Ví dụ: nếu bạn đã chọn một điều kiện bao gồm “chứa người” trong đó, một hộp thoại sẽ mở ra khi bạn nhấp vào siêu liên kết để cho phép bạn nhập tên của những người có thông báo mà quy tắc này sẽ được áp dụng hoặc chọn họ từ sổ địa chỉ.

Nếu bạn đã chọn chuyển thư đến một thư mục được chỉ định làm hành động của mình, bạn có thể nhấp vào liên kết “được chỉ định” để mở hộp thoại nơi bạn có thể chọn thư mục mà bạn muốn chuyển thư đến khi quy tắc được áp dụng.

Khi bạn đã tạo quy tắc của mình, bạn có thể nhấp vào OK để quay lại hộp thoại Quy tắc tin nhắn. Quy tắc mới của bạn sẽ được liệt kê ở đầu hộp thoại và bạn có thể bật và tắt quy tắc này bằng cách sử dụng hộp kiểm bên cạnh tên của quy tắc đó. Bạn cũng có tùy chọn áp dụng quy tắc cho các thư đã có trong hộp thư của mình bằng cách nhấp vào nút Áp dụng ngay.

Nếu bạn có nhiều quy tắc, bạn có thể sử dụng nút Di chuyển lên và Di chuyển xuống để thay đổi thứ tự áp dụng quy tắc cho thư của mình. Các quy tắc được áp dụng theo thứ tự mà chúng được liệt kê.

Mặc dù các màn hình có thể trông hơi khác một chút, quy trình tạo quy tắc mới rất giống trong Outlook 2003. Bạn có thể khởi động Trình hướng dẫn Quy tắc bằng cách chọn Công cụ, Trình hướng dẫn Quy tắc. Một điểm khác biệt giữa Outlook 2003 và Outlook Express là bạn có thể chọn áp dụng quy tắc theo hộp thư (nếu bạn có nhiều hơn một) trong Trình hướng dẫn Quy tắc Outlook 2003.

Trong Thunderbird

Các quy tắc được gọi là Bộ lọc Thư. Để thiết lập một quy tắc mới, chọn Tools.Message Filters, sau đó bấm vào nút New.

Thay vì sử dụng các siêu liên kết và hộp thoại, Thunderbird sử dụng các menu kéo xuống để cho phép bạn đặt các tùy chọn cho các điều kiện và hành động trong quy tắc của mình.

Khi bạn đã hoàn tất việc thiết lập những thứ này, hãy nhấp vào OK để quay lại hộp thoại Bộ lọc Thư. Sau đó, bạn có thể nhấp vào nút Chạy ngay để áp dụng quy tắc cho các thư đã có trong hộp thư của mình.

Như với Outlook Express, bạn có thể sử dụng các nút Di chuyển lên và Di chuyển xuống để thay đổi thứ tự áp dụng các quy tắc.